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残業をなくす「働き方改革」後編

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【この記事は更新しこちらの記事にリライトしました】 

www.careerlife.jp

 

 

 

 

 

 

皆様こんばんわ、名もなきキャリコンこと敬天愛人です。

 

働き方改革

政府主導で推進されている「働き方改革」ですが、

様々な事業所様で取り組みが始まっています。

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キャリアコンサルタントとして、

人事・採用のコンサルティングもやっておりますので

どんな取り組みをしたのか簡単にご紹介します。

 

人事・採用担当や総務部などの仕事に携わっている方、

これから携わりたい方も参考にして頂ければと思います。

 

今回の企業は中規模の会社で、

週単位で仕事は完結するが締め切り前や繁忙期に

残業が増えてしまうことが問題になっています。

 

社風というかそういった企業文化もあるようです。

 

その辺と前回の記事、残業をなくす「働き方改革」の内容を踏まえて、

グループワークのタイムスケジュールを仮作成してみたのでご覧ください。

 

 

タイムスケジュール

  

★目的

00:00  

前回の感想を交えながら各グループから出た

週40時間勤務実施に必要なこと営業所編を眺めながら雑談

      

★前回の振り返り

00:05  

(着席)

「さまざまな意見を共有して新たな発見があるといいのですね」

「直行直帰の意見が多いですが、

実際に取り組んでいた方(営業)いらっしゃいますか? 」      

「その時は早く帰れましたか?」

「早く帰ってみてどうでしたか?」 他 

 

具体例

「ノー残業デーで早く帰った日には何してましたか?」             

「これが毎日実現できたらどうですか?」 

など雑談形式で動機付けの強化 。     

環境要因(「早く帰ると嬉しいけど次の日の仕事が心配になる」等)の

意見については阻害要因を取り除いた上で

「方法をこれから考えましょう」とつなげる。

       

★相互理解

6人全員に自己開示と動機付けを促し、合わせて相互理解を兼ねる。(15分)

00:20 

「では具体的な話に入りましょう、フレックス活用と柱がきまったので、まずフレックス制度について正しい理解を確認しましょう。       

「当社のフレックス制度について説明できる方は?」       

「何を見れば確認できますか?」  

「お手元のipadで確認してみましょう」

 

★社内資源確認

フレックス制度の理解、就業規則の確認、理解度を測る

00:25  

「フレックス制度をうまく運用させる条件とはなにか       

他の企業での成功事例を探ってみました。

企業詳細・紹介は割愛しますが、

3つの条件が揃えばうまく運用できる可能性が高い。

 

その3条件とは 

1)1つの仕事が区切りやすい 

2)業務の割り振りが明確 

3)個人の業務である       

となります。

 

当社でこの3条件を満たすことは可能です。  

     

「また個人のタスクを見える化するためちょっとワークをしたいと思います」

 

★課題

フレックス制度をうまく運用できるはずなのに出来ていない現状の把握

00:27  

お手元白紙・中央に自身もしくは私と記入してください。

      

時間がかかっているタスクを用紙周辺に、

時間がかかっていないタスクを 中心寄りに書き出してください。  

     

左右上下の配置にルールはありませんが、

似たような作業については近くにまとめると のちのち見やすいかもしれないです。  

     

自由に書いてください。 

(時間10分)       

できましたら、

自分とタスクを→で結ぶのですが、重要度の高さで矢印の太さを変えましょう。

      

★ロールマップ

ロールマップ(下記参照)を作成することで自身のタスクを客観視

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00:30  

「お手元のウィークリースケジュールと照らし合わせてみてください」

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00:40  

「1人1分を目処に回覧してみましょう」 所要時間5分

       

★現状タスクの相互理解

00:45  

「週40時間からはみ出てしまった分を移動させます」       

「先ほど作成した図も参考にしながら時間移動や、

そもそも自分のタスクから外すなど週40時間におさめてみてください。

 

ここで大事なことは当社のビジョン、

判断基準に迷ったらこれを思い出してください。」

所要時間5分

       

★業務の精査

00:50  

各人発表してもらいます。  

     

どこに何があったものを外したか、その理由を述べてください。  

     

発表後は他のメンバーにメリット・デメリットを指摘してもらいます。

 

どの部署にどんな支障・影響が想定されるか、

またどうすれば質を担保できるか意見を出してください。  

      

発表2分 指摘3分×6人

       

★各人の相互理解

個人のタスクへの思いを相互理解する

01:20  

メリットデメリットをかんがみて

個人でもう一度スケジュールを組みなおしてみましょう 。

      

タスクを差し替えるのでも、新しく作るのでもOK 。

 

 

タイムスケジュールまとめ

こんな感じで1時間半くらいのグループワークをやってみます。

ちょっと分かりづらいですけど、

有意義なセッションになると思いますので記事にしました。

 

 

システマティックアプローチ 

このグループワークではシステマティックアプローチと

エドガー・H・シャイン氏のキャリアサバイバルを根本構造に置いてます。

  1. まずは、残業について自己理解を促す
  2. 社内資源と外部環境を共有
  3. 問題点をグループワーク(全職種MIX)という相互理解で把握
  4. 大中小の目標をタスクごとに設定
  5. ロールマップで自分の仕事を視える化
  6. フローシミュレーションを使用して自身の時間軸と業務を照合
  7. 出てきたギャップを抽出してメリットデメリットを比較して決定分析
  8. 決定分析で有効な方策を実行に移す

簡単に言うとこんなところでしょうか。

こういった手法はどこの職場でも使えるものなので、

業務の見直しや改善、働き方改革の参考にして頂ければ幸いです。

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働き方改革を通じて、

皆様の職場や組織がより良くなれば私も嬉しいです。

 

お読みいただきありがとうございました。

 

 

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